Керуючий справами (секретар) виконавчого комітету

Забезпечує якісне, своєчасне виконання завдань з питань, що належать до компетенції, ефективну взаємодію між апаратом міської ради та її виконавчими органами, підпорядкованими підприємствами, установами, закладами комунальної власності. Здійснює організаційне, документальне, правове, інформаційне, кадрове, цифрове забезпечення діяльності апарату міської ради.

Безпосередньо спрямовує, координує і контролює діяльність:

• Загально-господарського відділу Остерської міської ради (в частині виконання повноважень з питань організаційного, правового, інформаційного, кадрового забезпечення, цифрового розвитку та ведення діловодства).

Основні функціональні повноваження та обов'язки:

• Організація роботи виконкому та ради: Організовує підготовку засідань та нарад виконавчого комітету, апарату міської ради, формування планів засідань та порядку денного. Забезпечує контроль за виконанням рішень ради, виконкому та розпоряджень міського голови.
• Документообіг та правова експертиза: Контролює підготовку, редагування, реєстрацію та випуск розпорядчих документів, забезпечення їх відповідності чинному законодавству. Подає документи, що підлягають державній реєстрації, до відповідних органів.
• Удосконалення діловодства та архів: Організовує розробку інструктивних матеріалів з діловодства, впровадження автоматизації та здійснює методичне керівництво веденням діловодства в апараті й виконавчих органах. Забезпечує формування централізованого архіву та зведеної номенклатури справ.
• Кадрова політика та внутрішній контроль: Вносить пропозиції міському голові щодо структури, штатного розпису, призначення чи звільнення працівників апарату й управління персоналом. Контролює стан трудової та виконавської дисципліни, здійснює заходи з питань запобігання корупції та підвищення кваліфікації працівників.
• Публічність та масові заходи: Забезпечує гласність у роботі апарату міської ради та організацію проведення масових заходів. Видає та посвідчує копії розпоряджень міського голови і рішень ради та виконкому.

Взаємодія та прийом громадян:

Взаємодіє із секретарем міської ради щодо реалізації наданих повноважень. Організовує ділове листування з органами державної влади та місцевого самоврядування. Вирішує за дорученням міського голови інші питання, пов'язані з діяльністю ради та виконкому, та здійснює особистий прийом громадян.